Datenschutzerklärung Einstellungsverfahren

Was ist diese Erklärung?

Dies ist die ‚Datenschutzerklärung Einstellungsverfahren‘ von SYKES Unternehmen in Europa, dem Nahen Osten und Afrika. Die Erklärung ist anwendbar auf Einzelpersonen, die sich in Europa, dem Nahen Osten und Afrika auf eine Anstellung bei uns bewerben, einschließlich zukünftiger Angestellter, Arbeit- und Auftragnehmer.

Wir verwalten Daten und sind somit für die Speicherung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten verantwortlich. Diese Erklärung legt dar, wie und weshalb wir Ihre persönlichen Informationen im Rahmen des Einstellungsverfahrens sammeln und nutzen und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre persönlichen Informationen haben. Wir können diese Erklärung jederzeit anpassen.

Datenschutzfragen

Sollten Sie eine Frage zu dieser Datenschutzerklärung haben oder wissen möchten, wie wir mit Ihren persönlichen Informationen umgehen, nehmen Sie bitte Kontakt zum jeweiligen Datenschutzbeauftragten auf.

Deutschland – https://www.sykes.com/germany/impressum

Dänemark, Finnland, Norwegen und Schweden – dataprotection.northern@sykes.com

Ägypten, Ungarn, Niederlande, Rumänien und das Vereinigte Königreich – dataprotection.gemea@sykes.com

Ihre persönlichen Informationen

In dieser Erklärung stehen ‚Ihre persönlichen Informationen‘ für Ihre personenbezogenen Daten, bspw. Informationen, anhand derer Sie identifiziert werden können. Die Tabelle in Abschnitt 6 zeigt eine Übersicht über die persönlichen Informationen, die wir verarbeiten.  Ihre ‚persönlichen Informationen‘ umfassen keine Daten, bei denen die Identität entfernt wurde (anonyme Daten).

Es ist wichtig, dass Ihre persönlichen Informationen richtig und aktuell sind. Bitte teilen Sie uns mit, wenn sich Ihre persönlichen Informationen während des Einstellungsverfahrens ändern.

Besondere Kategorien persönlicher Informationen

‚Besondere Kategorien persönlicher Informationen‘ bedeuten Informationen über Ihre ethnische Herkunft; politische Meinungen; religiöse oder philosophische Ansichten; Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft; Gesundheit; Sexualleben oder sexuelle Orientierung; strafrechtliche Verurteilungen, Straftaten oder mutmaßliche Straftaten; genetische Daten; oder biometrische Daten zum Zwecke der eindeutigen Identifizierung.

Daten, die in der Tabelle in Abschnitt 6 mit einem * markiert sind, gehören zu diesen ‚besonderen Kategorien‘ oder können besondere Kategorien persönlicher Informationen offenlegen.  Wir müssen über zusätzliche Rechtsgrundlagen verfügen, um besondere Kategorien persönlicher Informationen verarbeiten zu dürfen; diese Rechtsgrundlagen sind in der Tabelle in Abschnitt 6 aufgeführt.

Woher kommen Ihre persönlichen Informationen?

Ihre persönlichen Informationen stammen von Ihnen oder von uns oder sind aus einer der folgenden Quellen entnommen:

  • Personalvermittler können uns die folgenden persönlichen Informationen zur Verfügung stellen: Name, Geburtsdatum, Vertragsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), beruflicher Werdegang, besuchte Ausbildungsstätten, Auszeichnungen, Referenzen, Einwanderungsstatus;
  • Einer Ihrer Kontakte kann uns im Rahmen unseres Mitarbeiterempfehlungsprogramms persönliche Informationen zur Verfügung stellen: Name, Geburtsdatum, Vertragsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), beruflicher Werdegang, besuchte Ausbildungsstätten, Auszeichnungen, Referenzen;
  • Studentenorganisationen (wie AIESEC) können uns die folgenden persönlichen Informationen zur Verfügung stellen: Name, Geburtsdatum, Vertragsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), beruflicher Werdegang, besuchte Ausbildungsstätten, Auszeichnungen, Referenzen, Einwanderungsstatus;
  • Jobbörsen können uns die folgenden persönlichen Informationen zur Verfügung stellen: Name, Geburtsdatum, Vertragsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), beruflicher Werdegang, besuchte Ausbildungsstätten, Auszeichnungen, Referenzen, Einwanderungsstatus;
  • In den nachfolgend genannten Ländern können uns Anbieter von Hintergrundprüfungen die folgenden persönlichen Informationen zur Verfügung stellen: Strafregister, Medienbeiträge, Adresshistorie, Kredithistorie, Zahlungsverhalten und jegliche öffentliche Register:
    • Ägypten
    • Dänemark
    • Rumänien
    • Schweden
    • Finnland
    • Irland
    • Italien
    • Niederlande
    • Norwegen
    • Slowakei
    • Vereinigtes Königreich
    • Zypern
  • Frühere Arbeitgeber, die Sie uns erlaubt haben zu kontaktieren, können uns die folgenden persönlichen Informationen zur Verfügung stellen: Berufsbezeichnungen, Gehalt, beruflicher Werdegang, Bewertungen, Disziplinarmaßnahmen, Anwesenheitsnachweise.

Sollten Sie zusätzliche Informationen über die Quellen Ihrer persönlichen Informationen wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der HR-Abteilung oder der Recruitment-Abteilung in dem Land auf, in dem Sie sich auf eine Stelle bewerben.

Verarbeitung Ihrer persönlichen Informationen

Wir können Ihre persönlichen Informationen vor und nach dem Einstellungsverfahren verarbeiten. Dies kann die Sammlung, Aufnahme, Speicherung, Nutzung, Anpassung, Zerstörung und, in einigen Fällen, Weitergabe Ihrer persönlichen Informationen bedeuten.

Allgemein verarbeiten wir Ihre persönlichen Informationen aus den Gründen und basierend auf den Rechtsgrundlagen, die in der folgenden Tabelle dargestellt sind. Zusätzlich findet eine Verarbeitung statt, um:

  • Aufzeichnungen über das Einstellungsverfahren zu erhalten;
  • Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen;
  • Das Gesetz [oder Anforderungen einer Regulierungsbehörde] einzuhalten; und/oder
  • Ihre grundlegenden Interessen oder die einer anderen Person (in Ausnahmesituationen wie einem med. Notfall) zu schützen.
Gründe für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Informationen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung und berechtigtes Interesse (wo zutreffend) Ihre persönlichen Informationen
Kontaktaufnahme mit Ihnen im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren sowie jeglichen Stellenangeboten Vertragsabschluss Persönliche Kontaktdaten (inkl. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Kontaktaufnahme mit Ihnen im Zusammenhang mit neuen möglichen Positionen und Bewerbungsverfahren Unser berechtigtes Interesse:

  • Auswahl geeigneter Angestellter, Arbeit- und Auftragnehmer
  • Persönliche Kontaktdaten (inkl. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Ihr Bewerbungsformular, Lebenslauf sowie sämtliche Anschreiben oder E-Mails
Entscheidungsfindung über Ihre Einstellung oder Benennung, inkl. der Bewertung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Arbeit Vertragsabschluss

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Unser berechtigtes Interesse:

  • Auswahl geeigneter Angestellter, Arbeit- und Auftragnehmer
  • Ihr Bewerbungsformular, Lebenslauf, sämtliche Anschreiben oder sämtliche E-Mails sowie Notizen aus dem Vorstellungsgespräch
  • Ergebnisse des Einstellungstests
Sollten Sie ein Arbeitsangebot von uns angenommen haben, das diese Checks erfordert:

  • Einholen von Referenzen (von Gutachtern, die Sie uns erlaubt haben zu kontaktieren);
  • Durchführung von Hintergrundprüfungen;
  • Bestätigung Ihrer Berufsmitgliedschaften, Registrierungen und/oder Qualifikationen.
Vertragsabschluss

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Unser berechtigtes Interesse:

  • Auswahl geeigneter Angestellter, Arbeit- und Auftragnehmer
  • Referenzen und Daten Ihrer vorherigen Arbeitgeber
  • Berufsmitgliedschaften, Registrierungen und Qualifikationen
  • Korrespondenz und Ergebnisse in Bezug auf Hintergrundprüfungen
Gründe für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Informationen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung und berechtigtes Interesse (wo zutreffend) Ihre persönlichen Informationen
Festlegung der Bedingungen jedes potenziellen Vertrages zwischen Ihnen und uns Vertragsabschluss

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Angebotsschreiben und geplanter Vertrag zwischen Ihnen und uns
Prüfung, ob Sie über eine Arbeitserlaubnis im jeweiligen Land verfügen, sollten Sie ein Arbeitsangebot angenommen haben Vertragsabschluss

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Nachweis über eine Arbeitserlaubnis im jeweiligen Land
Bestimmung, ob Sie einem Einstellungstest unterzogen werden können, im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Berücksichtigung angemessener Anpassungen des Einstellungsverfahrens für Bewerber mit Behinderung

Zum Vertragsabschluss

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Unser berechtigtes Interesse:

  • Auswahl geeigneter Angestellter, Arbeit- und Auftragnehmer

*Für besondere Kategorien der Informationen:

  • Arbeitsrecht oder Arbeitsverpflichtungen anwenden oder ausführen
Informationen über eine Behinderung, die Auswirkungen dieser Behinderung und besondere Vorkehrungen, die i.R. des Einstellungsverfahrens aufgrund dieser Behinderung getroffen werden müssen*
Gründe für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Informationen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung und berechtigtes Interesse (wo zutreffend) Ihre persönlichen Informationen
Prüfung, ob Sie in der Lage sind, eine Tätigkeit auszuführen, die für diese spezielle Arbeit wesentlich ist.

Sollten Sie ein Arbeitsangebot von uns angenommen haben, das diese Checks erfordert: Zur Bewertung Ihrer Arbeitsfähigkeit über einen Gesundheits-Fragebogen oder ein ärztliches Gutachten

Vertragsabschluss

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Unser berechtigtes Interesse:

  • Auswahl geeigneter Angestellter, Arbeit- und Auftragnehmer

*Für besondere Kategorien der Informationen:

  • Anwendung oder Ausführung von Arbeitsrecht oder Arbeitsverpflichtungen
  • Präventiv- oder Arbeitsmedizin oder zur Bewertung Ihrer Arbeitsfähigkeit
Gesundheits- und Krankheitsdaten, inkl. Informationen über Behinderungen*

Informationen über strafrechtliche Verurteilungen

Damit wir Entscheidungen über eine Einstellung und die Eignung für eine spezielle Arbeit treffen können, können wir Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (inkl. mutmaßlicher Straftaten) verarbeiten.  Wir werden diese Informationen im Rahmen unseres berechtigten Interesses verarbeiten, geeignete Angestellte, Arbeit- und Auftragnehmer einzustellen und dem Arbeitsrecht bzw. Arbeitsverpflichtungen nachzukommen.

Für den Vertrag notwendige Daten

Die Tabelle in Abschnitt 6 beinhaltet persönliche Informationen, die wir benötigen, um einen Vertrag mit Ihnen abschließen zu können.  Wenn Sie diese Daten nicht zu Verfügung stellen, können wir ggf. nicht mit dem Einstellungsverfahren fortfahren oder einen Vertrag abschließen.

Gesetzliches Gebot zur Angabe Ihrer persönlichen Informationen

In bestimmten Fällen ist die Angabe Ihrer persönlichen Informationen ein gesetzliches Gebot. Dies umfasst:

  • Einen Nachweis darüber, dass Sie im jeweiligen Land arbeiten dürfen – wenn Sie diesen Nachweis nicht erbringen, können wir keinen Vertrag mit Ihnen abschließen.
  • Dazu gehören auch Informationen in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen, die in Abschnitt 7 dargestellt wurden, wenn dies in der Stellenausschreibung als Voraussetzung angegeben ist.

Weitergabe Ihrer persönlichen Informationen an Dritte

Wir können Ihre persönlichen Informationen mit folgenden Dritten teilen, wenn dies vom Gesetz verlangt wird, Voraussetzung für einen Vertragsabschluss ist, wenn ein anderes berechtigtes Interesse daran vorliegt oder wenn dies notwendig ist, um Ihre grundlegenden Interessen oder die einer anderen Person zu schützen:

  • Andere Organisationen der SYKES-Unternehmensgruppe, deren Personalverantwortlicher sich in einem anderen Land befindet, für verbesserte Systemwartung und Datenhosting;
  • Unsere Serviceanbieter, einschl. Anbieter für Systeme zum Bewerbertracking, Anbieter von Hintergrundprüfungen und Payroll-Dienstleister;
  • Unsere Kunden zur Bestätigung unserer Auswahlverfahren;
  • Gesundheitsexperten und Dienstleister für Arbeitsmedizin, die mit Ihnen betraut sind, um festzulegen, ob Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens an einem Einstellungstest teilnehmen können; zur Berücksichtigung angemessener Anpassungen des Bewerbungsverfahrens für Bewerber mit Behinderung; um festzulegen, ob Sie in der Lage sind, eine Funktion auszuführen, die für diese spezielle Arbeit wesentlich ist;
  • Unsere professionellen Berater, einschl. Anwälte;
  • Andere Dritte, wenn dies zur Erfüllung des Gesetzes notwendig ist.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir werden keine Entscheidung über Sie treffen, die vollständig auf automatisierter Bearbeitung basiert (bspw. ohne menschliche Beteiligung) und eine rechtliche oder ähnlich bedeutsame Wirkung auf Sie hat.

Weitergabe Ihrer persönlichen Informationen außerhalb der EU

Wir können Ihre persönlichen Informationen an Ägypten, Indien, die Philippinen oder die Vereinigten Staaten von Amerika weitergeben, wenn der Personalverantwortliche dort stationiert ist. Um sicherzugehen, dass diese Weitergabe angemessen abgesichert ist, haben wir eine Vereinbarung geschlossen, die in ihrer Form von der Europäischen Kommission genehmigt wurde. Sie können hiervon eine Kopie beantragen, indem Sie unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren (s. Abschnitt 2).  Zusätzlich sind Sykes Enterprises, Incorporated in den Vereinigten Staaten von Amerika unter dem EU-US Privacy Shield zertifiziert, ein Programm, das von der Europäischen Kommission für eine angemessene Absicherung weitergegebener persönlicher Informationen an die USA bewilligt wurde.

Speicherung von Daten

Sollten Sie nach dem Einstellungsverfahren nicht bei uns anfangen zu arbeiten, bewahren wir Ihre persönlichen Informationen für ein Jahr auf:

  • Um Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen; und
  • Für unser berechtigtes Interesse – damit wir Ihre Bewerbung erneut bewerten und Sie (wenn zutreffend) kontaktieren können, wenn die Position, für die Sie sich beworben haben oder eine ähnliche Funktion wieder verfügbar geworden ist.

Sollten Sie nach dem Einstellungsverfahren bei uns anfangen zu arbeiten, händigen wir Ihnen eine Kopie der Datenschutzerklärung für Arbeitnehmer aus und werden Ihre persönlichen Informationen so speichern, wie darin beschrieben.

Ihre Rechte

Sie besitzen die folgenden Rechte:

  • Zugang: Sie können eine Kopie Ihrer von uns gespeicherten persönlichen Informationen anfordern und nachprüfen, dass wir sie rechtmäßig verarbeiten.
  • Korrektur: Sie können uns auffordern, Ihre persönlichen Informationen zu korrigieren, wenn Sie sie als falsch, unvollständig oder nicht aktuell empfinden.
  • Löschen: Sie können uns auffordern, Ihre persönlichen Informationen zu löschen, wenn:
    • Sie nicht mehr für die Zwecke notwendig sind, für die wir sie gespeichert haben;
    • Sie Ihre Zustimmung zurückziehen und wir keine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung mehr haben;
    • Sie gegen die Verarbeitung, wie unten beschrieben, begründet Einspruch einlegen;
    • Wir die Daten unrechtmäßig verarbeitet haben; oder
    • Wir die Daten löschen müssen, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen.
  • Einspruch: Wenn wir Ihre persönlichen Informationen verarbeiten, um Aufgaben im Rahmen des öffentlichen oder berechtigten Interesses auszuführen, können Sie dieser Verarbeitung auf Grundlage Ihrer speziellen Situation widersprechen. Wir setzen die Verarbeitung in diesem Fall nur dann fort, wenn wir über eine vordringliche rechtliche Grundlage verfügen oder wenn die Verarbeitung dazu dient, Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen. Sie können auch dann Einspruch einlegen, wenn wir Ihre persönlichen Informationen zu direkten Marketingzwecken einsetzen.
  • Einschränkung: Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer persönlichen Informationen einzuschränken, wenn:
    • Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten (für einen Zeitraum, der es uns ermöglicht, sie zu überprüfen);
    • Unsere Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie allerdings nicht möchten, dass die Daten gelöscht werden;
    • Wir die Daten nicht länger benötigen, Sie allerdings schon, um Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen; oder
    • Sie (wie oben beschrieben) Einspruch eingelegt haben und auf eine Bestätigung warten, dass wir über eine vordringliche rechtliche Grundlage für die Verarbeitung verfügen.
  • Weitergabe: Wenn unsere Verarbeitung auf Ihrer Zustimmung basiert oder notwendig ist, um unseren Vertrag mit Ihnen umsetzen zu können, und sofern sie automatisiert durchgeführt wird, können Sie eine Kopie der persönlichen Informationen anfordern, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, und eine Weitergabe dieser an jemand anderes beantragen. Wenn dies technisch umsetzbar ist, können Sie uns bitten, sie direkt zu übertragen.
  • Beschwerde an die Aufsichtsbehörde: Wir bemühen uns, sämtliche Beschwerden intern durch unseren Datenschutzbeauftragten zu klären, der gemäß der Beschreibung in Abschnitt 2 kontaktiert werden kann. Trotzdem verfügen Sie über das Recht, jederzeit Beschwerde bei der jeweiligen Aufsichtsbehörde einzulegen.
  • Bitte kontaktieren Sie zunächst die HR-Abteilung oder die Recruitment-Abteilung, wenn Sie weitere Informationen über diese Rechte benötigen oder sich auf sie berufen wollen.

ZULETZT AKTUALISIERT – September 2018